Apa itu SOS?

 Spare Optimization System (SOS)

Pada pokok bahasan kali ini saya mencoba untuk menposting suatu pemahaman dan kita akan memulai memahami pentingnya pengelolaan spare part serta kebijakan kebijakan yang di ambil dalam kaitnya dengan kegiatan procurement untuk pemenuhan kegiatan perawatan, meliputi :.

           

           1. Definisi SOS

           2. SOS Output

           3. SOS Goal

 

1. Mengenal  dan Pendefinisian SOS

Spare Optimization System (SOS) awalnya dikembangkan oleh dan untuk kepentingan sendiri oleh BHP Australia.

SOS merupakan software yang diperuntukkan dan mengoptimalkan “stock holding level” sukucadang. SOS menilai tingkat kekritisan sukucadang baik dari sisi maintenance engineering maupun dari sisi aplikasinya. Kekritisan sukucadang terhadap overall business  kemudian digunakan sebagai kriteria utama untuk menetapkan level minimum stock yang aman. Pertimbangan ekonomi digunakan untuk merekomendasikan level maksimum.

Analisa SOS bekerja setelah mendapat input data dari Assessor terkait suku cadang yang dianalisa termasuk pilihan alternatif jawaban atas serangkaian pertanyaan dari SOS. Informasi yang diperoleh dari assessor oleh SOS kemudian secara matematika dinilai dan digunakan untuk menentukan “max/min levels”.

Pertanyaan-pertanyaan tersebut antara lain : kekritisan, pola kegagalan, history, pemakaian, biaya, resiko, probability, lead time, common parts, duty, predictability, downtime, dimana digunakan, sumbernya, alternatif sumber, rencana pemakaian dan faktor lainnya.

2. SOS Output

Output dari kegiatan analisa SOS adalah sebagai berikut :

1. Suggested Maxd/Min STock Level, Recomended Repair Quantity, Re-order Point, Order Quantity, Safety Stock dan Stock Policy.
2. Spare Criticality, menentukan tingkat kekritisan dengan melakukan assesment terhadap spare part yang kita analisa sesuai kebutuhan dan urgensinya.
3. Cost/Risk Graph, kesimpulan dari hasil analisa kebutuhan spare part dan kegiatan perawatan suatu equipment

3.SOS  Goal

Tujuan akhir dari proses diskusi  analisa SOS adalah :

1. Mengoptimalkan persediaan suku cadang, tidak melakukan pembelian dan penyimpanan suku cadang berlebihan.
2. Mengurangi konflik anatar User dengan bagian Perencanaan Pengadaan (Spare Control) maupun bagian Pembelian (Puchasing).
3. Memberikan suatu mekanisme untuk membantu pembuatan keputusan dalam menetapkan kebijakan persediaan  suku cadang pabrik yang kritikal di logistik.
4. Menyediakan suku cadang tepat sasaran dan sesuai kebutuhan

Reference : Guide SOS 95 Analysis, Strategic Corp.

Mekanisme proses pengambilan keputusan analisa RCM

Fasilitator berfungsi adalah untuk memfasilitasi setiap kegiatan analisa dalam group analisa RCM, memberikan pemahaman tentang pentingnya dilakukan analisa terhadap suatu equipment dan menyediakan fasilitas/infrastruktur untuk jalannya analisa, sebagai team leader dalam proses pengambilan keputusan final dalam diskusi RCM

Anggota diskusi terdiri beberapa elemen penting yaitu : tim leader, engineering baik perawatan maupun pihak operasi, expert orang yang ahli dan sangat bergpengalaman di bidangnya masing-masing yang berkaitan dengan equipment yang akan dianalisa, planning & scheduler dan administrator.

Setiap anggota harus memahami dan mengerti fungsi masing-masing dalam tim analisa, menghormati dan memberikan kontribusi yang positif dalam proses analisa. Pada saat proses diskusi, semua elemen mengemukakan setiap ide dan pendapat secara proaktif mengenai peralatan atau equipment yang sedang di analisa

Dalam sikusi diharapkan tidak saling menyalahkan dan menyudutkan anggota diskusi yang lain, tidak ada yg superior disini, tujuan analisa adalah membuat suatu pemahaman dan keputusan yang konstruktif terhadap apa yang menjadi topik bahasan

Hal-hal yang dibicarakan dalan diskusi RCM meliputi :

1. Pendefinisian fungsi sistem dan kegagalan fungsi

2. Failure Mode and Effect Analisys

3. Pengembangan dan perbandingan Task List

4. Menetapkan Strategy

Tujuh pertanyaan berikut harus dijawab sebagai acuan dasar dalam proses diskusi dan analisa RCM,

1. Apa fungsi dan standar prestasi yang diinginkan kaitannya dari asset dalam konteks operasinya saat ini (fungsi)?

2. Dengan cara apa saja asset dapat gagal untuk memenuhi fungsinya (kegagalan fungsi)?

3. Apa yang menyebabkan masing-masing kegagalan fungsi (mode kegagalan).

4. Apa yang terjadi pada setiap kegagalan yang timbul (efek kegagalan)?

5. Dengan cara apa saja kegagalan ini berpengaruh (konsekuensi kegagalan)? (Apa-apa saja pengaruh dari kegagalan ini (konsekuensi kegagalan)? (In what way does each failure matter (failure consequences)?

6. Apa yang harus dilakukan untuk memprediksi atau mencegah setiap kegagalan (kegiatan proaktif dan interval kegiatan)?

7. Apa yang harus dilakukan bila kegiatan proaktif yang sesuai tidak dapat ditemukan (kegiatan defaults)?

Reference : SAE JA1012 A Guide to the Reliability-Centered Maintenance (RCM)

Konsep dasar menerapkan Reliability Centered Maintenance (RCM)

Banyak orang yang membicarakan sistem kehandalan suatu peralatan, terutama dalam bidang perawatan suatu mesin, dalam filosofy dan perspektif Reliability Centered Maintenance (RCM) kehandalan menjadi sesuatu hal yang sangat penting dalam menjalankan suatu proses produksi.
Dalam artikel ini saya akan mencoba menyajikan suatu proses dasar analisa yang digunakan dalam menerapkan program RCM. Meskipun banyak variasi keilmuan dalam penerapan RCM, prosedur yang sederhana yang mencakup beberapa langkah dasar terdiri dari tujuh langkah di bawah ini:
    1. Persiapan Analisa
    2. Memilih Equipment untuk dianalisa
    3. Identifikasi Fungsi
    4. Identifikasi Kegagalan Fungsi
    5. Identifikasi dan Evaluasi efek dari Kegagalan
   6. Identifikasi penyebab Kegagalan
   7. Memilih dan membuat Task List perawatan yang tepat
Artikel ini akan membahas tiga item awal, yang merupakan langkah pertama yang perlu dilakukan ketika memulai suatu proses analisa RCM.


1. Persiapan Analisa
    Pembentukan Tim

Hampir setiap proyek pekerjaan, harus dilawali dengan pembentukan tim, perencanaan, persiapan yang cermat dan tepat sasaran, pembentukan tim sangat dibutuhkan sebelum memulai proses analisa RCM.
Langkah pertama dalam prosedur analisa adalah membentuk tim yang diambil dan setiap personil yang mewakili setiap bidang masing-masing dengan kemampuan dan memiliki pengetahuan yang cukup memadai untuk melakukan analisa.
Tim analisa paling efisien dan efektif adalah lintas-fungsi, dengan masing-masing bidang keahlian yang berbeda. Jumlah tim harus mewakili (biasanya 4 atau 5 orang) tetapi jangan terlalu besar. Anggota tim bisa terdiri dari seorang fasilitator, engineer/supervisor perawatan, foreman/craft /teknisi perawatan, supervisor/foreman/operator produksi, planner/scheduler dan administrator
Setidaknya setiap orang harus mewakili suatu bidang keilmuan masing-masing dan menjadi bagian dari kelompok. RCM adalah proses analisa yang menyeluruh dari bagian-bagian equipment atau aset, diperlukan pemahaman yang memadai tentang aset sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan analisa RCM, mengetahui tujuan dari aset dan dampak kerusakannya.
Tujuannya adalah untuk mengumpulkan pengetahuan / keahlian dibidang masing-masing untuk membantu proses analisa, sehingga proses analisa lebih efektif dan efisien serta tepat sasaran, membuat pertemuan yang teratur atau disesuaikan dengan kondisi dan ketersediaan waktu masing-masing anggota.
Seorang fasilitator harus dapat memastikan bahwa proses analisa RCM dilakukan sesuai kebutuhan dan tepat pada sasaran, tidak ada item penting yang terlewatkan dan hasil analisa dicatat dengan benar. Seorang fasilitator juga harus memahami kemampuan dan peran masing-masing anggota tim, dalam membantu dalam tercapainya kesepahaman dalam menentukan suatu pengambilan keputusan serta mempertahankan komitmen bersama diantara anggota yang ikut terlibat.


Menetapkan aturan dasar dan membahas rencana

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan aturan dasar dan asumsi yang akan diikuti selama analisa, dapat memfasilitasi proses analisa dengan memastikan bahwa semua anggota tim yang terlibat dalam analisa memahami dan dapat menerima.
Menetapkan suatu isu yang akan dibahas untuk suatu proyek analisa RCM, termasuk menetapkan tujuan dari analisa RCM, sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek (seperti jadwal dan anggaran, pertemuan prosedur, laporan, bagaimana membuat rekomendasi, tenaga kerja, peralatan, spare part, software dan ruang pertemuan). Dan memprediksi, kemungkinan-kemungkinan yang terjadi, seperti kendala-kendala yang dihadapi dalam implementasi proses analisa (kurangnya data, birokrasi, kurangnya leadership dan komitmen masing-masing anggota tim, dll). Mengembangkan rencana dengan visi ke depan untuk menjalankan proyek analisa RCM.


2. Memilih Equipment yang akan dianalisa
    Ruang lingkup analisa


Tim RCM harus dapat mengambil keputusan dan menetapkan aset (equipment) mana harus dilakukan analisa (misalnya : sistem, equipment, bagian equipment atau komponen) dan apakah seluruh sistem atau equipment yang ada dipabrik menjadi pertimbangan untuk RCM.
Mempertimbangkan dan menetapkan serta memulai proses analisa RCM di tingkat sistem, karena pada tingkat ini sangat baik dan tepat sasaran, untuk memulai proses analisa dan mengembangkan memperluas analisa ke level dibawahnya sampai pada tingkat komponen.Karena RCM difokuskan untuk menjaga dan meningkatkan kehandalan fungsi peralatan.

Sistem Boundary

Memilih suatu equipment yang akan dianalisa, dengan melakukan pendefinisi-an batasan-batasan yang ada pada sistem.
Mendefinisikan batas-batas sistem membantu dalam menentukan secara tepat apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam sistem sehingga sebuah daftar yang akurat dan lengkap komponen dapat diidentifikasi dan tidak tumpang tindih dengan daftar komponen sistem lain (sistem terutama yang berdekatan atau sistem dipengaruhi oleh komponen dalam sistem lain) dapat terjadi. Lebih penting lagi, batas-batas membantu dalam menentukan input, output dan fungsi sistem.

Penjabaran sistem

Setelah equipment yang akan dianalisa dipilih, sekarang saatnya melakukan penjabaran dari fungsi equipment, dengan mengidentifikasi dan mendokumentasikan rincian-rincian penting yang ada pada sistem, meliputi spesifikasi dan standar fungsi dalam kontek operasinya, ini diperlukan dalam rangka melakukan langkah-langkah analisa. Penjabaran sistem membantu proses analisa dalam pemahaman yang komprehensif dari sistem.
Sebuah penjabaran sistem yang terdokumentasi dengan baik akan membantu merekam definisi-definisi dasar dari sistem pada saat analisa (ini berguna sebagai dasar untuk meningkatkan kinerja sistem).
Deskripsi sistem dapat meliputi : diagram block fungsi, kerusakan komponen dan hirarki, SOP (Standar Operating Prosedur), gambar equipment dan sistem, spesifikasi desain, history peralatan (terutama informasi yang berkaitan dengan kegagalan), definisi "kegagalan" sebagai dasar acuan analisa, rencana pemeliharaan sebelumnya. spesifikasi lingkungan operasional untuk peralatan dan setiap asumsi yang dapat mempengaruhi analisa. Hal ini dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan sehingga dapat menghasilkan suatu keputusan yang kredible dan dapat di pertanggung jawabkan

Pemilihan Equipment

Pemilihan suatu equipment atau calon equipment untuk dianalisa, ditinjau dari berbagai kriteria pertimbangan, seperti : safety, lingkungan, pertimbangan waktu untuk pengerjaan, perundang-undangan dan kerugian biaya yang ditimbulkan (ekonomi), serta manfaat yang diperoleh dari hasil analisa.
Metode pendekatan dalam mengevaluasi suatu kegagalan equipment dengan melihat history pemeliharaan (frekuensi kegagalan, delay time, hilangnya biaya produksi, safety, dll) untuk suatu periode tertentu (misalnya dalam 1 tahun berjalan).
Pendekatan lain dalam menerapkan suatu proses analisa dengan menseleksi pertanyaan, sebagai contoh : mengusulkan beberapa pertanyaan berikut:
•  Apakah kegagalan tidak terdeteksi atau tidak mungkin terdeteksi oleh operator selama alat tersebut  melaksanakan tugas normal?
•  Apakah kegagalan mempunyai dampak ekonomis, mempengaruhi keselamatan personil dan lingkungansekitar dalam kondisi darurat?
•  Apakah kegagalan memiliki dampak operasional yang cukup signifikan?
•   Apakah kegagalan memiliki dampak ekonomi yang cukup signifikan?


3. Mengidentifikasi Fungsi


Karena tujuan akhir dari proses RCM adalah "untuk menjaga dan meningkatkan kehandalan fungsi sistem," dan menciptakan suatu metode / strategy perawatan baru.
Wajib hukumnya bagi tim analisa RCM untuk mendefinisikan daftar lengkap dari fungsi sistem dan kegagalan sistem sesuai dengan kontek operasinya peralatan (equipment) tersebut.
Pendefinisian fungsi sistem sangat berguna untuk membantu proses analisa lebih lanjut dengan mengetahui peralatan apa saja yang tergabung dalam fungsi dan standar-standar apa saja yang ada serta spesifikasi apa saja yang dipenuhi oleh sistem untuk menjalankan operasinya.
Apa bila terjadi kesalahan dalam pendefinisian fungsi sistem akan mengarah pada kesalahan umum dalam proses analisa dan keluar dari tujuan awal yaitu meningkatkan kehandalan peralatan dan melindungi sistem dengan metode perawatan yang telah disepakati.


Kesimpulan


Artikel ini menyajikan langkah-langkah dasar dari program penerapan RCM, yang merupakan langkah yang diperlukan untuk memastikan bahwa proses analisa RCM dimulai di jalur yang benar.